søndag 11. april 2010

Fakturering

Forfatter: Line Elisabet Thirud

En kritisk suksessfaktor for mange av oss når vi driver egen virksomhet er å få penger inn for varene eller tjenestene som vi leverer. En vanlig brukt metode er fakturering. Det kan skape mye unødvendig arbeid og problemer om dette ikke blir gjort riktig. 
Faktura, nota og regning er salgsdokumenter. Loven stiller strenge krav til hvordan et slikt dokument skal se ut.

Et salgsdokument skal minst inneholde:

·     Dato for utstedelse. Omtales som fakturadato.

·     Nummer som tildeles maskinelt eller er forhåndstrykt. Numrene må følge nummerserie.

·     Selgers navn og organisasjonsnummer etterfulgt av bokstavene MVA dersom den næringsdrivende er registrert i mva-registeret.

·     Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer (her er det en del unntak når det gjelder kontantsalg).

·      En klar beskrivelse av varen eller tjenesten.

·      Kvantum eller omfang av det som er levert eller ytet.

·      Vederlaget for varen eller tjenesten samt betalingsforfall.

·      Tidspunkt og sted for levering.
·       Eventuell merverdiavgift og andre avgifter.

Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, samt salg som faller utenfor merverdiavgiftslovens område, skal framgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder når salget avgiftsberegnes etter forskjellige satser.

I den utstrekning nødvendig informasjon ikke fremgår av salgsfakturaen, må denne underdokumentasjonen heftes ved fakturaen. Eventuelt at det er en gjensidig henvisning mellom fakturaen og underdokumentasjonen.

En faktura skal lages i minst to eksemplarer, hvor det ene skal oppbevares av selger. Det er en god regel og sette inn kopien av den utstedte fakturaen i en fakturaperm samtidig som fakturaen faktisk sendes.


Dersom kunden ikke betaler fakturaen innen oppgitt frist, kan man sende en purring eller et inkassovarsel. Det er veldig viktig å ha gode rutiner for innkreving av utestående fordringer. Det er veldig viktig å få inn penger for salget så snart som mulig. En god regel er å følge opp innbetalinger minst en gang i uken. Det er også greit å vite kundens rettigheter i forbindelse med purringer.


Purring
Purring kan sendes etter at opprinnelig faktura har forfalt til betaling. Forskriftene gir selger rett til å ta purregebyr når purringen er sendt skriftlig, og tidligst 14 dager etter opprinnelig forfall. Purringen må dessuten ha en betalingsfrist på minst 14 dager.
Ved innkreving av purregebyr må det gå minst 14 dager mellom purringene.
Det kan kreves purregebyr enten for to purringer eller en purring og et inkassovarsel.

Purregebyret kan være på maksimalt 1/10 av inkassosatsen. Inkassosatsen fastsettes hvert år i "Forskrift til inkassoloven".

Maks sats for gebyr på purrenota er pr. 01.01.2009 kr 59

OBS: Det skal IKKE beregnes merverdiavgift på gebyr vedr. purring.

Inkassovarsel
Før man kan sende en faktura til inkasso, må det sende et inkassovarsel. Man kan velge om man vil sende en purring først og så et inkassovarsel, eller om man vil sende inkassovarsel direkte 14 dager etter at fakturaen har forfalt til betaling.

Inkassovarselet må være godt merket med inkassovarsel og skal ha en betalingsfrist på minst 14 dager. Også her må det opplyses om hva kravet gjelder og beløpets størrelse. Husk at det også må tas en kopi av varselet på lik linje som fakturaen.

Maks sats for purregebyr på inkassovarsel er pr. 01.01.2009 kr 59.

OBS: Det skal IKKE beregnes merverdiavgift på gebyr vedr. inkassovarsel.
Dersom du er usikker på om kunden faktisk kan betale så be om å få forhåndsbetalt, da lager du på samme måte som beskrevet en faktura men med betalingsfrist før varen/arbeidet leveres.

Det er også mulig å kreve kontant betaling men da må du lage kontantkvittering og vær også her oppmerksom på at kontantsalg faller inn under bestemmelser som krever kassapperat. Det er mulig å søke unntak fra disse bestemmelsene.

Oppsummering eller huskeliste.
- Lag en mal for fakturaer som følger spesifikasjon over eller benytt ett fakturaprogram. Du finner flere gratis løsninger for nedlasting på internett. For eksempel www.winvask.no

- Om fakturaen sendes elektronisk så må den sendes på ett format som ikke kan endres for eksempel PDF det er ikke lov å sende ut fakturaer i word, Excel format eller tilsvarende som kan endres.

- Lag en fakturaperm fra første stund og sett inn kopier av alle fakturaer og inkassovarsler som sendes.

- Sjekk minst en gang i uken innbetalinger og registrer disse fortløpende, ikke betalte fakturaer må følges opp.
- Krev purregebyr på inntil 59 kr, purregebyr skal det ikke beregnes mva på.

- Om du har behov for å endre en faktura etter den er sendt ut skal det lages en Kreditnota som også skal ha sin egen nummerserie.

1 kommentar:

  1. Jeg ville brukt Cretica Faktura, som er et nyere og mer moderne system enn det winvask er. Er nettbasert og finnes på https://www.cretica.no

    SvarSlett