Nytt i Norge: Virtuell Assistent

Ellen er den første i Norge som hopper på en virtuell bølge som har flommet over andre deler verden en lang periode. Spesielt i USA er bruken av Virtual Assistants meget populært. Som en Vituell Assistent kan du jobbe med firmaer hvor som helst i den store verden hjemme i din stue. For Ellen var dette en ide hun våget å satse på.


"Jeg ble mer kreativ etter jeg ble mamma." I flere år hadde hun jobbet som sekretær, nå ønsket hun å starte for seg selv. Løsningen ble Virtuell Assistent. ”Jeg ønsket å jobbe hjemmefra og søkte på google etter muligheter knyttet til ulike ”jobb-hjemmefra” konsepter. ”Virtual Assistant” er vanlig i mange andre land, men det fantes ikke et norsk alternativ. Jeg fikk da en idè om å starte dette selv.


Jenta fra Nord
Som 20-åring bodde Ellen på Andenes, tuppen på Andøya, med hav på alle kanter. Det var et nydelig og forblåst sted, men denne jenta hadde drømmer om å reise sørover til det pulserende bylivet i Oslo. Etter noen år møtte hun mannen sin via en studievenninne fra Blindern, og en ny tid startet. Som 28-åring fikk hun sitt første barn, Aurora, som ble født på Ullevål i 2004. Marius kom 17 måneder etterpå.

Et nytt svangerskap - en ny mulighet

Et svangerskap kan være starten på noe nytt. At hun er gravid med sitt 3. barn hindrer ikke Ellen å virkeliggjøre sin drøm. Hun styrer sin egen hverdag, og firmaet bygges sakte, men sikkert opp. Hun bor på Nesodden sammen med mannen og de to barna. De har både venner og familie i nærheten og trives som plommen i egget. ”På Nesodden bor jeg i nærheten av naturen, men har likevel kort vei til byen. Det passer jo helt perfekt!”

Ellen ble gravid for første gang da hun fortsatt var student. Hun har alltid vært litt rotløs. ”Jeg har vært innom kantiner, trygdekontor, reklamebyrå og sist var det Kunnskapsdepartementet. Enten har jeg vært kokk og servitør eller sentralbord, sekretær og saksbehandler. I utgangspunktet har jeg vel egentlig aldri funnet min plass. Etter at jeg fikk barn har også behovet for ro og tid til familien i større grad meldt seg.”

Da gründeren våknet til live!  
Da hun ble gravid og fødte Aurora begynte tanken å svirre om å starte for seg selv. Hun hadde oppdaget scrapbooking, og var blitt helt hekta. Dette var relativt nytt i Norge og hun hadde noen planer som hun testet ut hos næringsetaten i Oslo, gikk på etablerkurs og gjorde alle forberedelser. Plutselig sviktet motet. ”Det finansielle aspektet var ikke helt klart og satsingen ville bli dyr. Jeg var dessuten blitt gravid igjen og følte at prosjektet ble for stort for vår lille familie. Så vi la de planene på is, men tanken om å jobbe selvstendig og skape mitt eget hadde slått rot,” sier småbarnsmoren engasjert. Hun har siden vært på utkikk etter gode ideer som var forenelig med et familieliv, sine kunnskaper og ikke minst egenskaper.

Påsken 2009 kom hun plutselig over mange virtuelle assistenter på amerikanske internettsider. Dette var noe helt nytt for henne og ideen om å starte en norsk versjon begynte å spire. ”Jeg luftet tanken for mannen min på en av våre søndagsturer, og han tente på ideen med en gang. Med hans støtte i ryggen, turde jeg å satse. Jeg startet Virtual Assistant i august 09. Fremtiden ser veldig spennende ut fordi konseptet, å jobbe med en Virtual Assistant er en ny måte å tenke jobb på.”

Nytt og ukjent
Ellen opplever at Virtuell Assistent er en ganske fremmed tanke for mange ledere. Det har vært vanlig å outsource en del tjenester, som for eksempel regnskap, men sekretær og sentralbordfunksjoner er det ikke mange som ønsker å outsource. Likevel tror Ellen dette bare handler om at selve tankegangen må modnes. Det er jo noe helt nytt, men likevel ikke umulig å få til. ”Mange firmaer har flere avdelinger og sentralbordet vil da fysisk være langt unna enkelte av avdelingene. I praksis fungerer jo dette allerede, men forskjellen er at en person gjør dette hjemme hos seg. 

Hun påpeker også fordelene ved å bruke en Virtuell Assistent
”Du står helt fritt til å velge hvor lenge av gangen du ønsker å bruke en fjern-assistent. Det kan være ett oppdrag på noen timer eller den kan fylle en hel stilling. Bedrifter slipper å betale for kostnader knyttet til det å ha noen ansatt som kontorplass, strøm, pc, sykepenger og vikarer. Man slipper arbeidsgiveravgift og man trenger ikke hyre assistenten igjen om man ikke er fornøyd med resultatet. Dessuten jobber de fleste fjern-assistenter med en ”tidtaker” slik at man hele tiden vet hvor mye tid man har brukt på diverse oppdrag. Og dette kan være fint for bedriften å kunne få en kopi av ved fakturering.”

Ellens personlige mål for fremtiden er å finne den riktige balansen mellom jobb og familieliv tidsmessig. At det ene ikke går på bekostning av det andre. Bedriftsmessig fremtidig mål er å kunne administrere oppdrag mellom bedrifter og fjern-assistenter. Hun arbeider for tiden med å planlegge dette. Hun trives godt som selvstendig næringsdrivende, siden hun stresser mindre i hverdagen. Å levere barn i barnehage kan være et stressmoment i seg selv, og hun trives bedre når hun kan dra hjem til arbeidet sitt i rolige omgivelser. Hun opplever det som en lettelse å administrere tiden sin selv. Hun er sin egen sjef og elsker det.

Noen utfordringer
Noen ganger kan det være litt vanskelig å strukturere seg. Det er lett å finne på andre ting, ofte huslige sysler, når man har hjemmekontor. ”Jeg tror jeg brukte en hel måned bare på å finne en måte å strukturere meg på.”
I tillegg savner hun kollegaer. Derfor er nettverk veldig viktig. Hun er opptatt av å komme seg ut av huset hver dag. Få litt dagslys og frisk luft. ”Siden jeg er veldig sosial av meg, trenger jeg å treffe folk litt ofte. Derfor har jeg satt meg som mål å treffe venner eller bekjente minst en kveld i uka. Om det er jobb eller ikke.”
Hun oppfordrer alle som har en drøm om å satse på den. Sjekk med kommunen eller fylkeskommunen om de kjører kurs i etablering, søk på nett for informasjon. Få hjelp til å lage en god forretningsplan og ut i fra den vil du kunne se om ideen din er liv laga. ”Jeg har selv erfart og hørt fra andre gründere at nesten det viktigste du skal gjøre om du vil og skal starte opp for deg selv er å skrive ned navnene på alle du kjenner, hvem som er ditt nettverk. Så skal du studere denne listen og finne ut av hvem det er som stjeler energi hos deg og hvem som fyller deg med energi. Da vet du hvem du skal tilbringe tid sammen med.”

Hun lytter til magefølelsen sin og har god erfaring med dette. Mange av drømmene hun har hatt, har hun klart å realisere. Hun påpeker at hun trenger en god porsjon optimisme, kreativitet, men også realisme.

Fakta om Virtual Assistant
En Virtual Assistant, eller en fjern-assistent som vi kan kalle det på norsk, skal være en personlig administrativ støtte til oppdragsgiveren, som oftest bedrifter. Oppgavene en Virtual Assistant gjør, kommer an på kvalifikasjonene de har. De aller fleste har bakgrunn fra administrasjon og kjenner til bedrifters måte å jobbe på, bruke sekretærer og være en support til ledere. Flere har i tillegg spesialiserte kunnskaper som webdesign, regnskap, markedsføring og lignende. En Virtual Assistant jobber som oftest hjemmefra og bruker bare internett, telefon og faks når man kommuniserer med kundene sine.

Ofte er det små og mellomstore bedrifter som benytter seg av Virtual Assistants, men også ledere og mellomledere i større bedrifter benytter seg av denne tjenesten.  De jobber på oppdragsbasis og da slipper bedrifter en del kostnader knyttet til det å ha en person ansatt. Man kan også benytte en fjern-assistent i perioder der det er mye trykk på kontoret under kampanjer for eksempel.
Det er viktig å skille mellom en Virtual Assistant og en enkel sekretær. En Virtual Assistant skal hovedsaklige inneha en kontor-støtte-funksjon for administrasjonen. Assistenten jobber tett med ledelsen og skal kunne bistå ved nesten alle oppgaver som kommer inn administrativt. Noen ganger er det rene sekretæroppgaver man utfører, men man skal være allsidig og bedriften/personen skal føle seg ivaretatt og få tilbake den informasjonen han eller hun søker. Dette krever at en virtual assistant blir godt kjent med oppdragsgiveren og at man inngår en kontrakt som begge parter er enige om. Både pris, innhold i arbeidet og tidsperiode bør være avklart i kontrakten.